BAS «Комплексне управління підприємством» - Огляд підсистеми «Планування» на конкретному прикладі.
Важливою ланкою управлінського обліку будь-якого підприємства є планування. Тому що, як сказав відомий хтось, незапланована перемога – це запланована поразка.
Планування продажів допоможе підприємству визначитися з межею беззбитковості, бажаним рівнем рентабельності та іншими фінансовими показниками. Планування виробництва чи закупівель – основа для безперебійного забезпечення продажів та досягнення очікуваних показників діяльності компанії.
Конфігурація BAS «Комплексне управління підприємством» забезпечує в тому числі автоматизацію і цієї потреби бізнеса.
Прикладне рішення автоматизує складання планів з різною періодичністю, деталізацією та аналітикою. Всі необхідні опції включаються в розділі «НДІ і адміністрування» – «Настройка розділів» – «Бюджетування та планування» – «Планування».
Більш детально про те, що може ця підсистема, написано в офіційній документації до програми. Зараз я на цьому зупинятися не буду.
В даній публікації ми розглянемо варіанти побудови планів продажів та купівель. Спочатку ми створимо план продажів на основі замовлень покупців. А потім, на забезпечення запланованих продажів, будемо складати плани купівель.
Всі плани створюються на основі сценаріїв. Сценарій застосовується для забезпечення можливості зберігання в інформаційній базі декількох незалежних версій даних, що описують однаковий проміжок діяльності підприємства. Сценарії дають варіативність даних (поділ декількох планових оцінок: «оптимістичний сценарій», «песимістичний сценарій») і версіонування планів (ведення окремих версій цих сценаріїв). Той самий сценарій може використовуватися при створенні різних планів: планів продажів по номенклатурі, планів продажів по категоріях, планів виробництва, планів купівель, планів збирання (розбирання).
В рамках обраного сценарію можна створювати плани різних видів. Видом плану визначаються правила його формування:
● варіант заповнення (за формулою або за джерелами);
● ступінь деталізації плану (підрозділ, склад, партнер і оферта);
● можливість планування оплати від клієнтів.
Для кожного сценарію може бути кілька видів планів. Наприклад, узагальнений план в цілому по компанії або план з деталізацією обсягу продажів по кожному клієнту, складу.
Звертаю вашу увагу: щоб коректно використовувати звіт «Збалансованість планів» плани продажів та купівель повинні бути побудовані на основі одного і того ж сценарію. Згаданий звіт показує, чи здійснені плани потреб за рахунок планів забезпечення.
Наприклад, на підприємстві є менеджери, які приймають від клієнтів замовлення і на підставі цих даних формують в системі плани продажів на наступний місяць. Керівництву потрібні зведені дані в цілому по підприємству.
На першому етапі створюємо сценарій. Довідник «Сценарії товарного планування» доступний в розділі «Бюджетування і планування» - «Планування запасів». В нашому сценарії періодичність встановимо «Місяць», вказуємо, що даний сценарій буде використовуватись і для планів продажів, і для планів купівель:
Після запису сценарію можна створити види планів для нього. Для переходу в довідник «Види планів» натискаємо відповідне посилання:
Для зручності введення даних перший вид плану зробимо для заповнення одного документа для одного клієнта:
При створенні документу «План продажів» по цьому виду плану поле «Клієнт» заповнюється на основній сторінці документа, а табличну частину можна заповнити тільки номенклатурою і кількістю:
Другий вид плану створимо з можливістю заповнювати документ для декількох клієнтів. Для цього в розділі «Деталізувати план по:» ставимо відмітку «Об’єднаний план за клієнтами / постачальниками»:
В цьому випадку поле «Клієнт» програма перенесе в табличну частину:
Щоб внесені в систему документи «План продажів» відобразились у звітах, недостатньо їх записати і провести. Процедура погодження і затвердження планів заснована на управлінні статусами документів планування. Тобто, необхідно, щоб документи мали статус «Затверджено»:
Якщо на вашому підприємстві створюють і узгоджують плани різні співробітники, в програмі необхідно розділити ці ролі шляхом налаштування прав доступу. В базовій конфігурації функціонал роздільного управління статусами не передбачений і потребує доробок програмістами.
Щоб отримати зведений план продажів можна налаштувати вид плану, який буде заповнюватись даними планів, введених по клієнтам, або скористатися звітами.
В першому випадку при створенні узагальнюючого виду плану розділ «Деталізувати план по:» не заповнюється, натомість налаштовуємо правило заповнення. Тут необхідно вказати «Джерело заповнення кількості» - план продажів з необхідним сценарієм:
Також отримати зведений план продажів можна за допомогою Універсального звіту (Доступ: Розділ «НДІ і адміністрування» - «Настройка параметрів системи» - «Друковані форми, звіти і обробки».)
Нагадую, що для полегшення доступу к елементам системи, їх можна відмічати як «вибрані». Це робиться за допомогою піктограми «зірка», що є поруч з назвою будь-якого довідника, документа або звіту. Після натискання вона становиться жовтого кольору, а елемент заноситься у список, який доступний на панелі інструментів:
Налаштовується він дуже просто. Після відкриття сторінки звіту в шапці необхідно вибрати вид регістру – в даному випадку, це регістр накопичення, і, власне, конкретний регістр, який нам потрібно проаналізувати:
Для налаштування способів групувань та відбору показників натискаємо кнопку «Настройки», вибираємо вид «Розширений» і переходимо на закладку «Структура». Тут ми «наступаємо» мишкою на звіт, переходимо в меню «Ще» і вибираємо команду «Додати таблицю»:
Після цього за допомогою кнопки «Додати» «будуємо» рядки і колонки так, як хочемо бачити:
Повертаємось на закладку «Відбори» і добавляємо відбір по конкретному плану продажів:
Якщо ви отримали очікуваний результат, не забудьте зберегти варіант налаштованого звіту для подальшого користування.
Маючи зведений план продажів, можна приступати до його забезпечення. Тобто домовлятися з постачальниками. На підставі остаточної домовленості с контрагентом ви маєте підставу внести в програму план купівель.
Для планів з закупок треба створити аналогічні види планів – для заповнення даних по одному постачальнику або по декільком.
Наприклад, ви домовились придбати у контрагента «Продукти» в січні 2021 року товар в кількості 30 одиниць. В документі «План купівель» ви заповнюєте відповідний період, вказуєте постачальника і на вкладці «Товари» заповнюєте обумовлену кількість:
Контролювати забезпечення запланованих продажів допоможе звіт «Збалансованість планів» (Доступ: розділ «Бюджетування та планування» - «Звіти розділу»). Він призначений для перевірки коректності та збалансованості складених планів. За допомогою цього звіту можна оцінити, чи здійсненні плани потреб за рахунок планів забезпечення. Також звіт можна викликати з будь-якого документа плану з відбором по періоду планування, сценарію і номенклатурі з документа плану:
Звіт має важливі особливості:
- показники планів залежать від настройки ведення планів, які ви вказали при налаштуванні розділу «Бюджетування та планування» на сторінці «НДІ і адміністрування»;
- будь-який показник планів можна відключити з швидких настройок звіту - показники «Підсумків по групах», «Відхилення %» і «Відхилення» не будуть враховувати відключені плани;
- відбір «Тільки перевищення відхилення на %» дозволяє відібрати строки, забезпечення яких, перевищує потреби на вказаний % у полі вводу. Відбір «Тільки менше відхилення на %» дозволяє вибрати строки, які не забезпечені на % (необхідно вказати з мінусом). Зазначення відсотка відмінного від 0 (нуль) дозволяє не виводити незначні відхилення.
На підставі планів забезпечення потреб можуть бути створені замовлення постачальникам, замовлення на збирання (розбирання), замовлення матеріалів, якщо це передбачено в сценарії планування.
Ставте лайки, задавайте питання! Фахівці HOTKEY завжди вам допоможуть.
Отримайте консультацію по роботі з програмами автоматизації бізнесу, задавши нам питання в чаті або зателефонувавши за контактними телефонами.
Олена Албіхіна,
Сертифікований консультант-методист HOTKEY,
Експерт з автоматизації бізнес-процесів.