Підприємства, які регулярно надають періодичні послуги: комунальні чи сервісні, зазвичай на початку кожного місяця відправляють клієнтам рахунки на оплату. Якщо таких рахунків чимало, процедура розсилки становиться дуже трудомісткою.
По запиту такого підприємства ми створили обробку, що автоматизує цей процес.
Наш клієнт працює в програмі «BAS Комплексне управління підприємством»:
- Особливість цієї програми полягає в тому, що «Рахунок на оплату» не може бути створений як самостійний документ, він обов’язково наслідує Договору, Замовленню і т. ін. Тому на першому етапі бухгалтер створює документи «Замовлення клієнта» на наступний місяць з місячним об’ємом послуг для кожного контрагента.
- На другому етапі в журналі «Замовлення клієнтів» виділяються рядки с замовленнями, рахунки по яким потрібно відправити.
- Після натискання кнопки «Створити листи для обраних», система генерує електронні вихідні листи. В кожному з них вкладено рахунок на оплату у форматі PDF з факсиміле печатки підприємства та підпису відповідальної особи. Відправляються такі листи вбудованим регламентним завданням за розкладом або іншим зручним для бухгалтера способом.
Щоб обробка працювала коректно, необхідно в налаштуваннях інформаційної бази вказати, що замовлення використовуються у якості рахунків на оплату. В картках партнерів-покупців також необхідно внести адресу електронної пошти на закладку контактної інформації.
