Непоодинокі випадки, коли працівники підприємства виписують в рахунок зарплатні які-небудь товарно-матеріальні цінності (далі, ТМЦ).

Особливо це практикується на підприємствах, які виробляють продукти харчування або товари широкого вжитку.

Нижче описано, як таку господарську операцію відобразити в системі обліку.

Нагадую, що облік взаєморозрахунків із оплати праці окрім бухгалтерських проводок ведеться ще і в регістрі «Взаєморозрахунки зі співробітниками організації».

Тому важливо відобразити таку виплату не лише по бухгалтерському рахунку 661, але й по цьому регістру.

Виплата заробітної плати товарно-матеріальними цінностями в програмі BAS Бухгалтерія.ПРОФ.

Стандартного документа, за допомогою якого можна видати співробітнику яку-небудь продукцію чи товар в рахунок оплати праці, в програмі немає. Тому, в залежності від політики компанії, ми будемо використовувати доступні документи:

Варіант 1. ТМЦ відвантажуються за собівартістю або ціною придбання.

В цьому випадку для формування проводок видачі товару зі складу в рахунок 661 рахунку ми використаємо документ «Списання товарів», а запис в регістрі «Взаєморозрахунки з співробітниками» створимо вручну за допомогою документа «Операція (ручний облік)».

Наприклад, співробітник Абдулов Юрій Володимирович хоче взяти в рахунок зарплати «Фарбу 1», 2 шт. Йому дозволяють отримати її по вартості придбання в квітні 2021 року в рахунок зарплати за цей місяць.

Отже, на першому кроці створимо документ «Списання товарів» (Доступ: розділ «Склад» - «Інвентаризація»). Дата документа повинна співпадати з датою фактичного одержання ТМЦ зі складу підприємства.

В шапці документа вказуємо склад, з якого отримується ТМЦ. Таблична частина «Товари» заповнюється переліком отримуваних матеріалів, вказується їх кількість та рахунок обліку. В нашому прикладі це буде «Фарба 1», 2 штуки, обліковується на рахунку 281.

На закладці «Рахунки» в полі «Рахунок списання» вказуємо рахунок 661 «Розрахунки за заробітною платою», в полі «Працівники організацій» вибираємо співробітника. В нашому прикладі це – Абдулов Ю.В.

За необхідності можна замовити у обслуговуючої компанії друковану форму накладної на видачу ТМЦ в рахунок заробітної плати і друкувати її прямо з програми.

Після проведення документа програма порахує вартість товарів, вказаних в таблиці, та сформує проводки:

Звертаю вашу увагу, що у випадку виробленої підприємством продукції суми в документі може не бути, оскільки собівартість формується при закритті періоду документом «Закриття місяця». Цим самим документом в деяких випадках може бути відкоригована і вартість покупних товарів. Тому після закриття місяця суму списання необхідно перевірити та виправити вручну.

Нагадую, що отримання ТМЦ в рахунок зарплати прирівнюється до виплати доходу. І згідно податкового законодавства на суму виплаченого доходу підприємство повинно сплатити ПДФО, військовий збір та ЄСВ не пізніше наступного дня від такої виплати. Зазвичай багато бухгалтерів роблять переплату по цим податкам саме на такі випадки.

Наступним кроком створюємо в програмі документ «Операція» (Доступ: розділ «Операції» - «Бухгалтерський облік» - «Операції, створені вручну»). Операція створюється тою самою датою, що і Списання товарів.

Щоб в документі з’явилась можливість коригувати регістри, необхідно вибрати їх у переліку, який викликається кнопкою «Вибір регістрів». У відкритому вікні відмічаємо «птичками» необхідні регістри, натискаємо «ОК», після чого в документі формуються закладки, що відповідають вибраним об’єктам.

Оскільки видача продукції в рахунок заробітної плати є по суті операцією продажу, то згідно Податкового кодексу України, вона підлягає обкладенню ПДВ. Тому, в документі «Операція» ми додаємо проводку з нарахування ПДВ:

А в регістрі обліку взаєморозрахунків суму утримання вартості товарів вказуємо з ПДВ:

Увага! Поле «Період взаєморозрахунків» заповнюється датою першого дня звітного місяця незалежно від фактичної дати операції.

На останньому етапі створюємо податкову накладну на цей продаж.

Варіант 2. ТМЦ відвантажуються за спеціальною ціною для працівників, яка більша за її облікову вартість.

За рішенням власника у випадках, коли відвантаження продукції в рахунок заробітної плати є регулярним, для співробітників можуть бути встановлені спеціальні ціни.

Їх можна вказувати в документах реалізації вручну або встановлювати спеціальним документом. В останньому випадку ціна буде автоматично проставлятися у видаткові накладні. Для бухгалтера це значно зменшує ризик помилки неправильно вказаної вартості, якщо на підприємстві чимала кількість номенклатури.

Для цього в програмі створюється відповідний вид ціни. Наприклад, «Ціна продажу для працівників». В конфігураціях BAS Бухгалтерія.ПРОФ та BAS Бухгалтерія.КОРП довідник «Типи цін номенклатури» доступний в розділі «Довідники» - група «Товари і послуги»

Документом «Встановлення цін номенклатури» (Доступ: розділ «Склад» - «Ціни») фіксуються ціни на товари та/або продукцію по всім необхідним видам цін:

Документ «Реалізація товарів і послуг» на замовлені працівником ТМЦ оформлюється днем видачі продукції або товарів зі складу компанії. В заголовку документа вказується склад відвантаження, контрагент «Кінцевий споживач» (або при необхідності на кожного співробітника створюється окремий елемент довідника «Контрагенти»). Таблична частина «Товари» заповнюється переліком ТМЦ, що отримуються в рахунок зарплатні.

На закладці «Рахунки розрахунків» вказується рахунок обліку заборгованості. За замовчуванням це рахунок 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями».

На підставі видаткової накладної створюється податкова накладна.

Щоб утримати вартість товарів із заробітної плати створюємо спеціальний вид утримання із назвою, наприклад, «За товари в рахунок зарплати». В полі «Спосіб розрахунку» вказуємо «фіксованою сумою» і налаштовуємо спосіб відображення операції в обліку:

В документі «Нарахування зарплати» на закладці «Утримання» заповнюємо таблицю переліком утримуваних сум.

Увага! Якщо в програмі ведеться облік взаєморозрахунків з контрагентами «по документам розрахунків», субконто «Документ розрахунків» в проводці потрібно заповнювати вручну.

Також не забутьте перевірити, чи всі суми ви утримали зі співробітників: сальдо за договором «Продаж товарів власним співробітникам» по рахунку 361 бути не повинно.

Виплата заробітної плати в натуральному вигляді в конфігураціях BAS Бухгалтерія.КОРП та BAS Комплексне управління підприємством проводиться із застосуванням вищеописаної схеми, але є особливості.

В конфігурації BAS Комплексне управління підприємством вид ціни встановлюється в розділі «CRM і маркетинг» -за посиланням «Настройки і довідники»:

Реєстрація нового значення ціни проводиться за допомогою спеціальної обробки «Ціни (прайс-лист)» Вона доступна у розділі розділ «CRM і маркетинг». Результатом відпрацювання цієї обробки і буде документ «Встановлення цін номенклатури».

Суми, що необхідно утримати зі співробітників, можна внести в програму спеціальним документом «Постійне утримання на користь третіх осіб» (Доступ: розділ «Зарплата» - група «Утримання» - «Аліменти та інші утримання»). Цей документ включений у функціонал і BAS Бухгалтерія.КОРП, і BAS Комплексне управління підприємством у складі підсистеми «Зарплата».

Цей документ можна заповнити на всіх співробітників, з яких необхідно утримати вартість виданих товарів. Також таких документів може бути декілька у звітному періоді.

При формуванні документів «Нарахування зарплати та внесків» і згодом «Відображення зарплати в фінансовому обліку» таблиця «Утримання» буде заповнюватись на підставі даних, внесених документами журналу «Аліменти та інші утримання».

Ще одним варіантом автоматизації видачи продукції в рахунок заробітної плати буде замовлення розробки спеціального документа, який одночасно буде фіксувати списання ТМЦ зі складу, зменшення заборгованості підприємства перед співробітником і формування друкованої форми накладної на видачу. Це актуально для підприємств, в яких такі господарські операції виконуються систематично.

Компанія Hotkey залюбки виконає для вас таку розробку.

Пишіть нам в коментарях або дзвоніть за номером телефону 095-287-61-10

Олена Албіхіна,

Сертифікований консультант-методист HOTKEY,

Експерт з автоматизації бізнес-процесів.