Конфігурації BAS, що підтримують управлінський облік (BAS Управління торгівлею, BAS Комплексне управління підприємством і BAS ERP) мають широкий функціонал по управлінню торговими операціями на підприємствах, що займаються оптовою та роздрібною торгівлею.

Підсистема «Управління торгівлею» пропонує широкий інструментарій, в тому числі, контролю, чи достатньо на складах компанії товарних запасів для ефективного ведення діяльності. Це завдання реалізується за допомогою Механізму забезпечення потреб.

Правильно налаштована система обліку дозволяє домогтися забезпечення оптимального залишку товарів на складах. Яким, з одного боку, забезпечить виконання всіх зобов’язань підприємства перед покупцями по своєчасному відвантаженню товарів клієнтам. А з другого – дозволить не тримати на складі зайвий залишок, що зекономить обігові кошти.

Отже, розглянемо необхідні налаштування, які потрібно зробити перед початком роботи в програмі.

Якщо ви плануєте керувати забезпеченням заявок від клієнтів в налаштуваннях розділу «Продажі» (підрозділ «Гуртові продажі») необхідно встановити позначку «Замовлення клієнтів» та варіант їх використання - «Замовлення зі складу та під замовлення».

Примітка. Вибір варіанту «Замовлення зі складу» обмежує роботу відділу збуту залишками товарів, наявних на складі.

Аналогічно в розділі «Настройки розділів» - «Купівлі» потрібно включити опцію по використанню замовлень постачальникам.

В настройках розділу «Склад і доставка» налаштовується робота по забезпеченню потреб:

Опція «Відокремлене забезпечення замовлень» дозволяє закуповувати товари під конкретну заявку: замовлення клієнта, замовлення на збирання і т. ін. При такому варіанті забезпечення, товар, що надійшов, можна буде відвантажити лише за тим замовленням, для якого він призначений.

Методів забезпечення потреб за фактом лише два – «під замовлення» та створення і підтримання запасів необхідної кількості товарів на складах підприємства, виходячи із заданих мінімального та максимального рівня таких запасів.

Метод забезпечення «Замовлення під замовлення» найпростіший та найпрозоріший. При автоматизованому формуванні потреб система врахує виключно кількість, необхідну для виконання зобов’язань по відвантаженню. Запаси на складі при цьому не створюються. Дата заявки постачальнику вираховується на підставі способу забезпечення потреб таким чином, щоб постачальник поставив нам товари «точно у визначений термін».

Метод «Підтримання запасів на складах» полягає в тому, що при зниженні запасу товарів до мінімальної кількості, система буде пропонувати замовити кількість, рівну бажаному максимальному запасу.

Розрахунок показників мінімального та максимального рівня запасів залежить від обраного варіанту забезпечення потреб.

При виборі пункту «Спрощений» можливе лише ручне зазначення мінімальної та максимальної кількості товарів на складах.

Розширений варіант має в арсеналі три методи вирахування мінімального та максимального значення кількості потрібних запасів:

• Підтримка запасу (min – max). Цей метод створює запаси на складі, виходячи із заданих користувачем показників мінімальної та максимальної кількості запасів. Ці параметри задаються вручну. При запуску обробки система перевіряє, чи не знизилась кількість запасів з таким методом забезпечення потреб нижче мінімального рівня. Якщо так, замовляється максимальна кількість.

В наступних методах мінімальні та максимальні показники розраховуються таким чином:

Максимальний запас = Середньоденне споживання (норма споживання) * Забезпечуваний період (або кількість днів від найближчої до наступної поставки) + Страховий запас;

Мінімальний запас = Середньоденне споживання (норма споживання) * Кількість днів до найближчої поставки + Страховий запас.

• Підтримка запасу (розрахунок за нормою). Цей метод забезпечує залишок товарів, виходячи із денної норми такого залишку, введеної користувачем вручну. В цьому методі вже з’являється поняття «страхового запасу». Це кількість товару, яка, за думкою користувача, забезпечить незаплановане збільшення попиту.

Кількість забезпечуваних днів система бере із способу забезпечення та розраховує, чи вистачить залишків запасів на складі підприємства на вказаний період. Замовлення постачальнику буде сформоване в тому випадку, коли цієї кількості (за вирахуванням страхового запасу) вже не вистачить до наступного замовлення.

Наприклад, задаємо норму споживання, рівну 20 одиницям товару на день, і страховий запас в 15 одиниць. В способі забезпечення вкажемо такі налаштування:

• Правило формування замовлень – «при досягненні точки замовлення»,
• строк поставки товарів після узгодження замовлення за постачальником – 2 дні.
• Запас товару на складі необхідно розраховувати на «забезпечуваний період», рівний 30 дням.

Як бачите, форми в конфігураціях BAS досить інформативні та містять роз’яснення до елементів. Також, натиснувши на клавіатурі кнопку «F1», можна викликати довідку до поточного об’єкта системи, яка містить більш розширену інформацію по роботі з документом, довідником чи обробкою.

В нижній частині форми система інформаційно відображає розрахункові дати: дата формування замовлень – сьогоднішня, дата надходження ТМЦ за замовленням – 2 робочі дні.

Нагадую! При розрахунку дат створення заявок та дат поставок для номенклатури з типом «Товар» використовується графік роботи, вказаний у відповідному полі картки складу:

Тому, якщо формування замовлень раптом не працює, перевірте, чи заповнений цей реквізит.

Продовжуємо розрахунок прикладу. Отже, при заданих умовах,

• Мінімальний запас на складі дорівнює: денна норма * кількість днів до найближчої поставки + страховий запас. Тобто, 20 штук * 2 дні + 15 штук = 55 штук.
• Максимальний запас: денна норма * кількість днів забезпечуваного періоду + страховий запас. Тобто, 20 штук * 30 днів + 15 штук = 615 штук.

Як бачимо, залишок на складі менший за мінімальний. І тому система пропонує до замовлення максимальну кількість за вирахуванням вже оформлених замовлень на цей комбайн: 615 – 10 = 605.

• Підтримка запасу (розрахунок за статистикою). В цьому методі середньоденна норма використання запасів не задається вручну користувачем, а розраховується системою на підставі фактичних даних за попередні періоди. Алгоритм розрахунку кількості товару до забезпечення співпадає з попереднім методом.

Наприклад, встановимо такі настройки:

Оскільки забезпеченням ми займаємось в червні 2021 року, згідно встановленим параметрам статистика буде братися за один попередній місяць, тобто з 1-го по 31-е травня. Як видно у звіті, продажі за травень місяць склали 80 шт.

Згідно стандартного графіка (5 днів на тиждень) робочих днів у травні – 19. Середньоденний видаток складе 80 шт / 19 днів = 4,2105263 шт. Система саме так і порахувала:

Надалі потрібно виконати інші налаштування механізму забезпечення потреб.

Параметри забезпечення потреб встановлюються для двох аналітичних розрізів: складу і номенклатури.

Для кожної пари «Номенклатура - Склад» можна встановити спосіб забезпечення потреб та метод їх забезпечення.

Спосіб забезпечення вказує системі, звідки потрібно взяти той чи інший товар для задоволення вимог – купити (можливо, у конкретного постачальника), перемістити з іншого складу тощо.

На вкладці «Обмеження використання» можна встановити додаткові дані для використання цього способу. Наприклад, для типу забезпечення «Покупка», застосування способу можна обмежити конкретною організацією або підрозділом, чи вказати певного постачальника, оферту та вид ціни. Ці дані автоматично підставляться в замовлення, яке буде автоматично створене обробкою «Формування замовлень за потребами» на номенклатуру, для якої вибраний цей спосіб.

Метод забезпечення потреб показує, чи будемо ми забезпечувати необхідний залишок товарів на складах чи ні. І якщо будемо, то як саме.

Форму налаштування параметрів забезпечення потреб можна відкрити:

- з картки номенклатури:

• з картки складу:

• безпосередньо з обробки «Формування замовлень за потребами».

Ця форма представляє таку собі матрицю, в якій по кожному набору аналітик «Номенклатура + склад» можна побачити та встановити необхідні показники для розрахунку потреби.

Як бачимо, спосіб забезпечення можна вибрати або в даній формі, або система зчитає його зі схеми забезпечення, призначеної даному товару. Довідник «Схеми забезпечення» доступний в розділі «Склад і доставка» - «Настройки і довідники». З її допомогою для номенклатури налаштовується застосування способів забезпечення на складах підприємства, а також об’єднуються номенклатурні позиції з однаковим порядком забезпечення в межах одного або декількох складів.

При підтримці запасу враховуються також потреби по замовленнях до відвантаження. Такі потреби фіксуються в замовленнях клієнтів і внутрішніх замовленнях шляхом вибору значення «До забезпечення» в стовпчику «Дії» для обраних товарних позицій.

Настройка «Забезпечення замовлень» визначає, яку кількість буде запропоновано до замовлення в залежності від сумарних потреб по замовленнях до відвантаження.

• Забезпечувати за рахунок запасів - якщо кількість товарів у замовленнях з дією «До забезпечення» перевищує величину, що замовляється для підтримання запасу, то замовляється максимальна з двох величин.
• Забезпечувати незалежно від підтримання запасів - кількість до замовлення буде складатися з кількості для підтримання запасу і кількості в замовленнях з дією «До забезпечення».

Відокремлені замовлення («Дія» = «Забезпечувати відокремлено») завжди забезпечуються незалежно від підтримання запасів.

Залишились питання? Пишіть нам в коментарях або дзвоніть за номером телефону 095-287-61-10

Олена Албіхіна,

Сертифікований консультант-методист HOTKEY,

Експерт з автоматизації бізнес-процесів.