Бізнес-процес, що повторює певну дію в конкретний час кожен робочий день за винятком свят і вихідних. Круто?
На нашому підприємстві це – ранкова нарада, що проходить у форматі відеоконференції в Бітрікс24. Співробітники HOTKEY здебільшого працюють віддалено. Наші колеги з різних міст України, і зовсім небагато з них обрали за краще працювати в офісі. Тому цей бізнес-процес (БП) був придуманий, щоб автоматично без включення людини вислати всім співробітникам посилання на ранкову нараду-відеоконференцію в Бітрікс24.
Наша ранкова нарада починається о 8:55. Спочатку ми встановили очікування в 1 день, і все, начебто, працювало відмінно. Вихідні та святкові дні відзначалися в календарі компанії, і в ці дні процес не запускався. Але, як виявилося, на відпрацювання БП потрібен якийсь час, і з кожним днем виконання процесу зміщувалося то на 10 сек, то на цілу хвилину, тому нарада починалася не о 8:55, а о 9:00 або пізніше.
Керування нарадою в ручному режимі відбирало час та руйнувало чіткий робочий ритм. Тому ми автоматизували цей процес за допомогою Бітрікс24 та налаштованого бізнес-процесу, що в грошовому еквіваленті економить нам 2400 грн щомісяця.
Якщо ви також хочете прибрати людський чинник з організації роботи вашого підприємства, то заповніть форму на сайті для безкоштовної консультації.
Нижче покрокова інструкція, як налаштувати аналогічний БП власноруч:
У стандартному функціоналі Бітрікс24 є можливості:
– повторювати певну дію через конкретний проміжок часу, тобто через скільки-то секунд, хвилин, годин або днів;
– вказати точну дату запуску процесу.
Але варіанта повторювати щодня в один і той же час необхідну дію – на жаль, немає.
Для вирішення цього завдання нами був написаний спеціальний БП. Його створено в розділі Новини, так як ніякі зовнішні дані отримувати в ньому не потрібно.
Бізнес-Процес, повторюваний щодня в один і той же час.
Для його виконання використовуються 4 змінні:
Розглянемо кожен пункт по порядку.
Щоб цикл повторювався і не закінчувався, встановили правило на те, що цикл завжди дорівнює Істина. Для запобігання помилок і дублювання БП у різних співробітників наш інтегратор поставив перевірку на поле, ким створений Бізнес-процес, і вписав себе туди. Тепер даний БП запускає тільки він і один раз.
Таким чином ми налаштували, що бізнес-процес буде перезапускатися завжди і уникли дублювання БП.
Починається наш БП з перевірки, а чи робочий сьогодні день.
У змінну «Поточний час сервера», як це не дивно, підставляється поточний час.
А в змінній «Перевірка на робочий день» відбувається перевірка:
якщо «Поточний час сервера» = робочий день, то на виході отримуємо одну відповідь, якщо ні, то – іншу.
Тепер у нас є поточна дата і відповідь: чи робочий сьогодні день. І ми вже можемо запустити бізнес-процес на основі цієї інформації. Однак, як і раніше, поки не визначені умови, щоб БП запускався в один і той же час.
Якщо сьогодні неробочий день, використовуємо змінну, щоб чекати до завтрашнього дня.
Щоб записати в змінну завтрашню дату, в змінну «Яке сьогодні число» береться поточний час і додається до нього один день.
Далі за шаблоном дати у Бітрікс розбирається змінна «Змінна Сьогоднішня дата +1 день», на день, місяць і рік, а час вписується вручну, щоб процес запускався в один і той же час.
Наразі всі наші змінні готові для коректної роботи БП.
Далі йде «Перевірка на робочий день»
Якщо вона дорівнює Так, то БП пускаємо в гілку, де відпрацює інформування користувачів про початок ранкової наради.
Якщо ж змінна «Перевірка на робочий день» дорівнює Ні, то нічого не робити, або просто залишити, що гілка Ні дорівнює Істина.
І далі блок з паузою. Заради чого це все і робилося ☺.
Вставляємо нашу змінну «Очікувати до» в поле «режим з галочкою час», тобто чекати до завтра і конкретного часу, зазначеного у змінній.
І на цьому в принципі все. Тепер у нас є інструмент, який щодня надсилає посилання на планерку, і не потрібно кожен раз робити нову зустріч або шукати старе посилання, щоб зібрати з ранку весь робочий колектив разом.
Якщо Вам цікаво зробити подібний бізнес-процес для свого Бітрікс, звертайтеся, ми обов’язково Вам допоможемо.
Статтю підготував розробник і інтегратор Бітрікс24 в компанії HOTKEY Балибердін Олександр.
