Чи є різниця між бухгалтерським і управлінським обліком? Чому важливо вести на підприємстві обидва види обліку? Навіщо це потрібно?
У даній публікації ми спробуємо розібратися з цими питаннями, які неодноразово задавали мені клієнти при впровадженні тих чи інших систем автоматизації.
І бухгалтерський і управлінський облік будуються на принципі подвійного запису.
В управлінському обліку присутня значна кількість елементів бухгалтерського обліку, а деякі прогнози будуються на підставі даних, що надаються бухгалтерією. Однак, в цілому він має набагато ширшу спрямованість.
Дуже часто під управлінським обліком розуміють фіксацію тих господарських операцій, які не показують в бухгалтерській звітності. Простіше кажучи, «чорна» бухгалтерія.
Але, насправді, все набагато складніше.
Бухгалтерський і управлінський облік багато в чому взаємопов'язані, але вони мають і істотні відмінності.
Давайте ж розглянемо, в чому полягають відмінності цих двох напрямків обліку: бухгалтерського та управлінського.
Відмінність №1. Мета.
Згідно ст.1 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні бухгалтерський облік - процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень. В теорії він потрібен для контролю над діяльністю підприємства. Але на практиці, оскільки цей вид обліку реєструє здійснені фактично господарські операції на підставі оформлених належним чином первинних документів, термін складання звітності відстрочений в часі. Встановлені терміни звітності далеко не завжди збігаються з життєвими циклами підприємства. Тому актуальна інформація для прийняття бізнес-рішень не буде отримана в потрібний час.
У сучасних реаліях мета бухгалтерського обліку зводиться до формування фінансової та податкової звітності для контролюючих органів і зовнішніх користувачів (наприклад, банків).
В управлінському обліку мета зміщується від простого обліку господарських операцій до аналізу та інтерпретації даних для досягнення найкращого результату. Організація може вважатися ефективною, коли не просто досягнутий запланований результат, але з мінімальними витратами всіх видів ресурсів.
Мета управлінського обліку полягає в оперативному контролі ситуації в компанії і прийнятті швидких та вивірених управлінських рішень при плануванні і організації бізнес-процесів.
Виходячи з різниці в цілях виникають подальші відмінності.
Відмінність №2. Облікова політика
Для бухгалтерського обліку документ «Наказ про облікову політику» є обов'язковим і основним. Методи обліку, прописані в ньому, повинні строго відповідати державним нормативним актам, ПСБО і з Податковим кодексом України.
Бухгалтерська облікова політика може змінюватися тільки з початку календарного року, і її зміни теж чітко регламентовані.
Управлінський облік регламентується тільки внутрішніми нормативними документами компанії. Його облікова політика розробляється виходячи із запитів і вимог внутрішніх користувачів: топ-менеджменту компанії, внутрішнього аудиту, планового відділу тощо. Документально зафіксована, вона допомагає формалізувати облікові процеси і робить організацію управлінського обліку прозорою і зрозумілою всім учасникам цього процесу.
Відмінність №3 Терміни та форма підготовки звітності
Бухгалтерська (фінансова) і податкова звітність формується та подається до контролюючих органів у формі і в строки, чітко встановлені законодавством.
У зв'язку з тим, що користувачами управлінської інформації можуть бути різні відділи або керівники, управлінська звітність може мати різноманітну структуру і терміни подання в залежності від вимог бізнесу.
Оскільки управлінська звітність - це ваш внутрішній документ, правил «згори» для її наповнення і зовнішнього вигляду немає. Такий тип звітності складається з урахуванням особливостей функціонування компанії. Ви самі вирішуєте, що буде всередині звіту, і як це буде виглядати. Головне, щоб дані в звіті були достовірними і відповідали запитам керівництва або інших внутрішніх користувачів.
Що ж стосується термінів, в зв'язку з тим, що дані управлінського обліку грають виняткову роль в прийнятті рішень, ключовим є оперативність надання звіту.
Бувають ситуації, коли у керівника просто немає часу чекати чітко вивірену до копійки бухгалтерську звітність. Для управлінської звітності допускається використання приблизних або узагальнених показників з певним порогом суттєвості.
Відмінність №4. рівень деталізації
У бухгалтерському обліку, як правило, не потрібна велика кількість рівнів аналітики. Глибина деталізації внесення даних вибирається виходячи з цілей формування звітності.
В управлінському ж обліку може знадобитися використання більшої кількості рівнів аналізу, що дозволить отримувати більш детальну управлінську звітність.
При постановці управлінського обліку можуть братися за основу різні концепції управлінського обліку. При чому можливий варіант, коли частина інформації для управлінського обліку буде братися з бухгалтерського, а частина формуватися паралельно бухгалтерському обліку.
В управлінському обліку можуть відображатися всі операції, а в бухгалтерському тільки ті, які відповідають вимогам, прописаним у відповідних нормативних документах.
Роль управлінського обліку в процесі управління компанією складно переоцінити. І ефективна автоматизація планування, організації і контролю бізнес-процесів допомагає приймати оперативні та стратегічні рішення, управляти ризиками бізнесу.
У переліку конфігурацій і BAS присутні програми, які можуть автоматизувати як бухгалтерський, так і управлінський облік.
«BAS Управління торгівлею» призначена для автоматизації управлінського обліку компаній, які займаються оптово-роздрібною торгівлею. Конфігурація має широкий функціонал планування, забезпечення, аналізу продажів і взаєморозрахунків з контрагентами, можливість гнучкого налаштування форм документів і звітів. Підтримує ведення обліку по декількох організаціях.
«BAS Роздрібна торгівля» призначена для автоматизації бізнес-процесів роздрібних торгових точок (магазинів), які можуть входити в розподілену роздрібну мережу торгового підприємства. Дана система дозволяє автоматизувати облік товарних запасів на складах магазинів та облік грошових коштів в касах роздрібних торгових точок.
«BAS Малий бізнес» є комплексним рішенням, вона не перевантажена складним функціоналом, підходить для невеликих підприємств.
Система має можливість реєстрації і формування первинних документів господарської діяльності: торгово-закупівельних, фінансових, складських, виробничих. Електронні аналоги паперових документів дозволяють у зрозумілій формі реєструвати господарські операції в системі.
Для підприємств може вестися наскрізний управлінський облік для всіх організацій, що входять в компанію, або для окремої організації.
Аналітичні звіти, що містяться в програмі, дозволяють користувачам отримувати інформацію з усіх розрізів обліку.
Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри угрупування і критерії відбору даних у звітах у відповідності зі специфікою розв'язуваних завдань, а також формувати власні варіанти і налаштування звітів.
З метою ведення бухгалтерського обліку дані з цих програм можуть синхронізуватися з «BAS Бухгалтерія.ПРОФ»
Конфігурації «BAS ERP», «BAS Комплексне управління підприємством», «BAS Управління холдингом» можуть використовувати для паралельного ведення і бухгалтерського і управлінського обліку на підприємствах різних сфер діяльності.
Дані прикладні рішення дозволяють забезпечити комплексне планування і бюджетне управління, побудувати сучасну систему обліку з високим ступенем деталізації витрат, визначити показники управління і системи відповідальності в рамках єдиного інформаційного простору.
Реалізовано рішення управлінських завдань: планування, оперативний облік грошових і матеріальних цінностей, моніторинг фінансово-господарської діяльності компанії, оперативний аналіз діяльності всіх підрозділів підприємства.
Блок регламентованого обліку дозволяє формувати бухгалтерські проводки і регламентовану звітність.
Використання інструментів прикладного рішення дозволяє забезпечити злагоджену роботу підрозділів як усередині організації, так і з зовнішнім оточенням (клієнти, постачальники, конкуренти).
Детальний опис функціональних можливостей BAS ERP читайте на нашому сайті:
Керівник з гнучкою і прозорою системою управлінського обліку набагато швидше і ефективніше перебудує управління компанією в разі зміни ситуації на ринку і в навколишньому середовищі.
Фахівці команди HOTKEY допоможуть вам підібрати конфігурацію, що відповідає запитам вашого бізнесу і ефективно налаштувати всі види обліку.
Звертайтеся до нас за телефоном: 095-287-6110 або за контактами, вказаними у відповідному розділі.
Олена Албіхіна,
Сертифікований консультант-методист HOTKEY,
Експерт з автоматизації бізнес-процесів.