На підприємствах, які займаються зовнішньоекономічною діяльністю (ЗЕД), з'являється потреба реєструвати в системі обліку господарські операції, які проводяться в іноземній валюті.

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про операції в іноземній валюті та відображення їх у фінансовій звітності визначено П(С)БО 21.

Використання в прикладному рішенні декількох валют встановлюється відміткою функціональної опції в розділі «НДІ і адміністрування» - «Настройка параметрів системи» - «Підприємство» - «Валюти» - «Кілька валют». Кількість використовуваних валют не обмежена.

В цьому ж вікні можна налаштувати валюти, які планується використовувати в обліку - перейшовши за гіперпосиланням «Валюти» в однойменний довідник. Або зробити це пізніше - довідник «Валюти» доступний в розділі «НДІ і адміністрування» - «Див. також ».

Перелік валют, які будуть використовуватися на підприємстві, можна створити вручну або підібрати з класифікатора:

Для подальшого ведення валютного обліку в систему необхідно завантажити валютні курси.

Валютний курс - це котирування грошової одиниці однієї країни, виражене в грошовій одиниці іншої країни. В описуваному прикладному рішенні всі курси задаються щодо валюти регламентованого обліку.

Щоденні курси валют можна вносити вручну (як це робити, я писала тут) або автоматично (порядок налаштувань описаний в статті).

ОСОБЛИВІСТЬ! У конфігураціях «BAS Комплексне управління підприємством» (далі, BAS КУП) та BAS ERP операція купівлі/продажу валюти методологічно відрізняється від схеми, яка використовується в програмах «BAS Бухгалтерія». У зазначених конфігураціях для оформлення даної операції використовувався спеціальний документ «Купівля/продаж валюти» плюс банківські документи по руху валюти і гривні. (див. статтю) У конфігураціях BAS КУП і BAS ERP операція купівлі/продажу валюти реєструється тільки банківськими документами: «Надходження безготівкових коштів» і «Списання безготівкових ГК» з видом операції «Конвертація валюти».

Таким чином, якщо раніше при обміні, наприклад, доларів США на євро необхідно було робити дві операції: продаж доларів США за гривні і покупку євро за ту ж суму гривень (разом - в системі обліку реєструється шість документів), то тепер ситуація спрощується. Ви просто робите конвертацію однієї валюти в іншу (два документа).

Далі розглянемо всі ситуації докладніше.

Продаж валюти за гривню.

Приклад. Організація «Добро» продає ПАТ «Укргазбанк» 3 000 USD за комерційним курсом 27,50 грн. за 1 USD. Курс Нацбанку на дату 10.08.2020 р. дорівнює 27,6486 грн.

Перерахування валюти, призначеної для продажу, на транзитний рахунок обслуговуючого банку оформляється в системі обліку документом «Списання безготівкових ГК» з видом операції «Конвертація валюти».

Виглядає це в документі так, нібито ми збираємося купити валюту UAH за рахунок валюти USD:

В поле «Рахунок» вибираємо розрахунковий (банківський) рахунок організації, з якого будуть перераховуватися кошти. Після заповнення цього поля система визначить валюту «USD» валютою документа (відповідно до валюти обраного рахунку).

В поле «Рахунок конвертації» вказуємо гривневий розрахунковий рахунок. На нього надійдуть гроші після продажу валюти.

У полях «Одержувач» і «Рахунок одержувача» вибираємо банк-контрагент і його транзитний валютний рахунок, який банк використовує для операцій обміну валюти.

В полі «Сума» потрібно заповнити суму продажу. В даному прикладі - це 3 000 USD. Після внесення комерційного курсу в поле «по курсу:» гривневу суму програма порахує сама.

Після проведення документ відобразиться в управлінських регістрах.

Нагадуємо! Оскільки BAS КУП орієнтована на ведення управлінського обліку, всі документи відображаються в регламентованому обліку тільки після проведення спеціальної процедури «Закриття місяця».

Попередньо кореспонденцію рахунків і вартісну оцінку операції можна побачити, натиснувши кнопку «Дт/Кт» - «Відобразити в регл.обліку»:

Оскільки в більшості випадків створення документів в оперативному обліку не вимагає від користувачів специфічних знань, необхідних для класифікації здійснюваних ними господарських операцій в регламентованому обліку, то задача користувачів - точно зазначити вимірні параметри виконання господарських операцій: номенклатуру, кількість, підрозділ тощо.

Далі обробка «Закриття місяця» в автоматичному режимі формує проводки для бухгалтерського і податкового обліку, виходячи з відповідних налаштувань програми. У зв'язку з цим сума операції може після цього змінитися.

Наступний крок - потрібно оприбуткувати гривню, отриману після продажу валюти, на гривневий розрахунковий рахунок.

Для цього створюємо в програмі документ «Надходження безготівкових коштів» з видом операції «Конвертація валюти». До речі, його можна сформувати, використавши команду «Створити на підставі» документа «Списання безготівкових ГК», створеного на першому етапі. У цьому випадку частина полів заповниться автоматично. Вам залишиться тільки вказати дату проведення документа, суму комісії банку та статтю цих витрат:

Після відображення документів в оперативному і регламентованому обліку перевіряємо регістр накопичення «Грошові кошти в дорозі» (Доступ: «Звіти по казначейству» - «Відомість по грошових коштах»):

І оборотно-сальдову відомість за рахунком 3342 «Реалізація іноземної валюти»:

Сальдо по ним бути не повинно.

Купівля валюти за гривню.

Приклад. Організація «Добро» купує у ПАТ «Укргазбанк» 5 000 EUR за комерційним курсом 32,50 грн. за 1 EUR. Курс Нацбанку на дату 20.08.2020 р. дорівнює 32,6044 грн.

На першому етапі формуємо в програмі «Списання безготівкових ГК» на гривневу суму, яку ми переводимо на транзитний рахунок Укргазбанку для покупки євро. Тут вже документ виглядає більш логічно:

Заповнивши інформацію про те, яку валюту ми будемо купувати (поле «Для купівлі валюти»), курс купівлі (поле «по курсу:») і суму валюти (поле «на суму»), ми отримаємо автоматичне заповнення поля «Сума». Гривневе покриття програма в цьому випадку порахує сама.

Наступний етап - це зарахування придбаної валюти на валютний розрахунковий рахунок. Оформляється ця процедура документом «Надходження безготівкових коштів». Його можна створити як вручну «з нуля», так і на підставі Списання, створеного на першому етапі.

При створенні надходження по кнопці «Створити на підставі» практично всі потрібні поля заповнюються автоматично.

Користувачеві залишається визначитися тільки з банківською комісією і відрахуваннями до Пенсійного фонду.

Якщо комісійні платежі утримуються обслуговуючим банком з суми, перерахованої на купівлю валюти, тоді сума в документі «Списання безготівкових ГК» повинна враховувати і вартість послуг банку.

Якщо ж плату за покупку валюти банк списує з основного розрахункового рахунку окремим платежем або в складі платежу за щомісячне обслуговування в кінці місяця, тоді суми комісії і відрахувань до ПФ не заповнюються.

В останньому випадку оплата за розрахунково-касове обслуговування проводиться в системі документом «Списання безготівкових ГК» з видом операції «Інші витрати».

Після виконання дій по закриттю місяця сальдо по рахунку 3333 «Придбання іноземної валюти» має бути нульовим:

Конвертація однієї іноземної валюти в іншу.

Ситуація, коли необхідно обміняти одну іноземну валюту на іншу іноземну валюту, оформлюється в конфігурації всього двома документами:

• одна валюта списується з розрахункового рахунку документом «Списання безготівкових ГК» з видом операції «Конвертація валюти»;

• інша валюта зараховується на розрахунковий рахунок документом «Надходження безготівкових коштів» з видом операції «Конвертація валюти».

Якщо в документі «Списання безготівкових ГК» спочатку заповнити курс і суму придбаної валюти, то сума валюти, яку необхідно перерахувати банку для обміну, визначиться автоматично:

Наприклад, для покупки 1 000 євро за крос-курсом 1,1025 необхідно перерахувати 1 102,50 доларів США.

Зарахування на розрахунковий рахунок придбаної валюти EUR 1 000 буде виглядати так:

Нагадую, що заповнення поля «Сума комісії» залежить від договірних умов з банківського обслуговування:

- в разі, якщо комісія утримується з суми, перерахованої на купівлю валюти, вона вказується у відповідному полі документа «Надходження безготівкових коштів».

- якщо вартість послуг банку по конвертації валюти утримується окремим платежем з розрахункового рахунку, тоді на цю операцію створюється в системі обліку окремий документ «Списання безготівкових ГК» з видом операції «Інші витрати».

Після виконання регламентних операцій по закриттю місяця сальдо по рахунку 3334 «Реалізація іноземної валюти» та звіту «Відомість по грошових коштах», тип грошових коштів «Грошові кошти в дорозі» бути не повинно.

Ставте лайки, задавайте питання, фахівці HOTKEY завжди вам допоможуть.

Отримайте консультацію по роботі з програмами автоматизації бізнесу, задавши нам питання в чаті або зателефонувавши за контактними телефонами.

Олена Албіхіна,

Сертифікований консультант-методист HOTKEY,

Експерт з автоматизації бізнес-процесів.