По моему опыту: лучшее обучение – на практике.

Поэтому рассмотрим, как прямо из окна программы BAS Комплексне управління підприємством отправлять почту. Сделаем это на примере отправки печатной формы счета на оплату с факсимиле подписи ответственного лица и печати предприятия.

Чтобы начать использовать указанные факсимиле в печатной форме счета, их нужно сначала отсканировать. Затем в карточке организации (Доступ: раздел «НСИ и администрирование» – группа «НСИ» – справочник «Организации») на закладке «Настройка печати» загрузить отсканированные элементы в соответствующие поля:

Для отправки и получения почты в программе нужно настроить системный аккаунт. Он может быть единым для всех или отдельным для каждого пользователя.

Настройка учетных записей осуществляется в разделе «НСИ и администрирование» – группа «Настройка параметров системы» – «Органайзер» – «Почта»:

Для начала использования функционала взаимодействий (электронных писем, смс сообщений, звонков и т.д.) нужно в этом разделе установить отметку «Почтовый клиент».

Далее настраиваем сначала системный (основной) аккаунт, а затем, при необходимости, другие учетные записи электронной почты.

Для общего аккаунта в форме «Учетная запись электронной почты» необходимо указать следующие данные:

● Сведения о пользователе:

✅ Имя отправителя писем – текст, который будет указываться в письмах в качестве имени отправителя, например «менеджер ТОВ «Наша компанія»;

✅ Адрес электронной почты – адрес электронной почты учетной записи.

● Сведения о сервере:

✅ POP3-сервер – адрес POP3-сервера (сервера входящих сообщений – на закладке «Получение писем»);

✅ SMTP-сервер – адрес SMTP-сервера (серверу исходящих сообщений, закладка «Отправка писем»).

На закладках «Отправка писем» и «Получение писем» указываются данные, необходимые для прохождения аутентификации на «родительском» почтовом сервере (например, gmail.com):

• Имя пользователя — это имя пользователя на сервере электронной почты. Например, для адреса net@com.ua это поле можно заполнить значением «net» или полностью электронному адресу – net@com.ua
• Пароль — это пароль доступа к учетной записи электронной почты.

Создать дополнительные учетные записи можно в соответствующем справочнике, который открывается по ссылке «Учетные записи электронной почты». Чтобы закрепить конкретный аккаунт за пользователем необходимо в настройках записи установить флаг «Персональная учетная запись» и выбрать пользователя учетной записи.

После этого, данный аккаунт будет подставляться по умолчанию при отправке письма выбранным пользователем.

В настройках учетной записи можно ввести текст, которым будут подписываться все вновь созданные электронные письма:

Можно ограничить использование учетной записи для отправки или для получения сообщений (используются соответствующие флажки в группе «Использовать учетную запись» – «Для отправки писем» и «Для получения писем»):

Эта возможность используется, например, если системный аккаунт применяемая только для рассылки писем, а получение почты происходит на почтовые ящики пользователей. В системе обязательно должен быть хотя бы один аккаунт и для отправки, и для получения писем.

Для проверки корректности параметров учетной записи можно использовать команду «Проверить настройки».

После того, как мы успешно настроили учетную запись для отправки электронных писем, создадим в программе счет на оплату и отправим его клиенту.

Напоминаю, что счета на оплату в конфигурации BAS Комплексное управление предприятием не являются самостоятельными документами. Создать их можно только с привязкой, например, к «Заказ покупателю» или «Реализации товаров и услуг».

Итак, создаем счет и формируем печатную форму «Счет на оплату с факсимиле»:

В окне «Печать документа» будет сформирован счет на оплату с факсимиле печати предприятия и факсимиле подписи ответственного лица, которые загружены в карточке организации. Из этого окна счет можно сохранить в выбранном формате, например, PDF или XLS, откорректировать аналогично таблице Excel или создать электронное письмо. Чтобы выполнить последнее действие надо нажать пиктограмму «конверт»:

На следующем этапе необходимо выбрать один или несколько форматов вложения, в которых будет отправлен счет:

После отметки нужного формата и нажатия кнопки «Выбрать» программа создаст документ «Исходящее электронное письмо»:

Также обращаю ваше внимание: для того, чтобы система автоматически заполнила поле «Кому:» нужно, чтобы в карточке клиента (Справочник «Партнеры») было заполнено поле «Электронная почта»:

После того, как вы запишете документ, он станет доступен в журнале «Электронная почта» (Доступ: раздел «Главное» – «Взаимодействия»)

Отправка и получение писем электронной почты.

Процедура отправки электронных писем может выполняться несколькими способами.

Способ 1. Письмо можно отправить сразу при создании, нажав кнопку «Отправить». Эта команда не только сохранит вновь созданное письмо в системе, но и отправит его адресату. Но чтобы это сработало, необходимо, чтобы в персональных настройках окна «Взаимодействия»/«Электронная почта» присутствовал соответствующий флажок.

В меню «Еще» выбираем команду «Персональные настройки»:

и на закладке «Прочее» отмечаем пункт «Отправлять сообщения сразу»:

Способ 2.

Если в системе не используются другие виды взаимодействий, кроме электронной почты, отправить и получить сообщение можно непосредственно в окне с помощью команды «Отправить и получить почту».

Способ 3.

В файловом режиме работы программы по умолчанию письма отправляются по расписанию встроенного регламентного задания «Получение и отправка электронных писем».

Доступ к отключению / включению этой задачи и настройке его расписания можно получить в разделе «НСИ и администрирование» – «Поддержка и обслуживание» – «Регламентные операции»:

В списке можно включить (или отключить) то или иное регламентное задание и поменять расписание. Флажок в колонке означает, что регламентное задание «Включено» и выполняется в соответствии с заданным расписанием.

Также в списке выводится:

Наименование – полное наименование регламентного задания;

Состояние – информация о выполнении регламентного задания;

Дата окончания – дата и время завершения регламентного задания.

Если в колонках «Состояние» и «Дата окончания» имеется надпись «<не определено>», а флажок включен, следует проверить расписание регламентного задания. Возможно, оно некорректное, поэтому регламентное задание не может выполняться.

Чтобы регламентное задание было выполнено немедленно, нажмите кнопку «Выполнить сейчас» на панели окна.

Для регулярного и автоматического запуска отправки почты для регламентного задания нужно настроить расписание. В программе поддерживаются одноразовые и периодические расписания.

Итак, нажимаем кнопку «Настроить расписание» на панели списка или открыв карточку регламентного задания.

Например, чтобы настроить отправку каждые пять минут, необходимо на вкладке «Общие» установить периодичность повторения – ежедневно (т.е. каждый один день) и на закладке «Дневное» установить периодичность запуска в пределах дня.

Чтобы отправка почты не выполнялась в выходные дни, нужно снять флажки напротив субботы и воскресенья:

Надеюсь, статьи на нашем сайте помогают Вам работать в программах BAS гораздо эффективнее. Ставьте лайк, подписывайтесь на нашу группу в Фейсбуке https://www.facebook.com/groups/220447229302565.

Комментарии с вопросами или пожеланиями приветствуются 😉.

Елена Албихина,

Сертифицированный консультант-методист HOTKEY,

Эксперт по автоматизации бизнес-процессов.